Shumica e bisedave rreth softuerit të hotelit fillojnë dhe mbarojnë me "a bën rezervime". Kjo është minimumi i domosdoshëm. Problemet më të vështira, për të cilat flitet më pak, janë ato që ndodhin pasi rezervimi tashmë ekziston: nëse të dhënat e dhomave/tarifave janë të strukturuara mjaftueshëm mirë për të shmangur shitjen e së njëjtës dhomë dy herë, nëse ndërrimi i turnit në recepsion mund të gjurmohet apo mbetet thjesht një "gjithçka në rregull" me gojë, dhe nëse një menaxher mund të shohë çfarë ka ndodhur realisht sot pa pritur një eksport në fund të muajit.
Vetë rezervimi nuk është burimi kryesor i problemeve në recepsion
Në momentin që një rezervim ekziston, pjesa e vështirë zakonisht është bërë. Problemet e përsëritura që hotelet e pavarura hasin realisht janë më tej: inventari i dhomave/tarifave që nuk mbetet i sinkronizuar, asnjë regjistrim i qartë se kush ishte në turn kur diçka shkoi keq, pagesa dhe fatura të gjurmuara në një fletëllogaritëse të veçantë nga rezervimi, dhe një GM që mëson për një natë problematike vetëm pasi ka ndodhur.
Zgjidhja 1: Llojet e dhomave, tarifat dhe inventari si të dhëna të strukturuara — jo një fletore
Rezervimet e dyfishta dhe gabimet e çmimit gjurmohen pothuajse gjithmonë te i njëjti shkaktar rrënjësor: disponueshmëria e dhomave dhe çmimet që jetojnë në mendjen e dikujt, në një tabelë, apo në një fletëllogaritëse që është gjithmonë një hap prapa realitetit. Kur llojet e dhomave, tarifat dhe inventari janë të strukturuara dhe përditësohen menjëherë me çdo rezervim, recepsioni punon me të njëjtat shifra reale si gjithkush tjetër — pa nevojën për një hap të veçantë rakordimi.
Zgjidhja 2: Llogaridhënie në nivel turni për recepsionin
Ndërrimi i turnit në recepsion shpesh është thjesht një "gjithçka në rregull" me gojë — që do të thotë kur diçka shkon keq, nuk ka asnjë regjistrim se kush ishte realisht në detyrë, cilat check-in kanë ndodhur, apo ku ka filluar një diskrepancë. Software që gjurmon turnet e recepsionistëve si një regjistrim real — jo thjesht një log rezervimesh — i lejon një GM të gjurmojë realisht çfarë ka ndodhur gjatë një turni specifik, në vend që të pyesë përreth.
Zgjidhja 3: Pagesat dhe faturat të lidhura direkt me rezervimin, jo të rakorduara veçmas
Kur pagesat dhe faturimi jetojnë në një sistem tjetër nga vetë rezervimi, dikush nga stafi përfundon duke i përputhur manualisht të dyja në fund të ditës apo të muajit. Kjo është e ngadaltë dhe aty fshihen gabimet. Pagesat dhe faturat e bashkangjitura direkt me regjistrimin e rezervimit e mbyllin këtë boshllëk — pamja financiare dhe ajo operacionale bëhen e njëjta pamje.
Zgjidhja 4: Një raport ditor që një GM e lexon realisht, jo thjesht një eksport në fund të muajit
Shumica e sistemeve PMS mund të prodhojnë përfundimisht një raport. Më pak prej tyre e bëjnë atë diçka që një GM e kontrollon çdo mëngjes pa e kërkuar — zënia, të ardhurat, çfarë ka ndodhur në turnin e natës së kaluar, gjithçka në një vend, çdo ditë. Kjo është dallimi mes zbulimit të një problemi të nesërmen në mëngjes apo zbulimit të tij një muaj më vonë në një fletëllogaritëse që askush nuk e ka parë.
Çfarë duhet të kërkoni kur vlerësoni një software recepsioni hoteli
- A janë llojet e dhomave, tarifat dhe inventari të dhëna të strukturuara, të përditësuara në kohë reale, apo stafi ende krahason një fletëllogaritëse?
- A i gjurmon turnet e recepsionistëve si një regjistrim të llogaridhënshëm, në mënyrë që një problem dorëzimi turni të mund të gjurmohet realisht?
- A janë pagesat dhe faturat të bashkangjitura vetë rezervimit, apo dikush rakordon dy sisteme me dorë?
- A ka një raport ditor që një menaxher mund ta përdorë realisht, jo thjesht një eksport të dhënash të papërpunuara që kërkon punë shtesë?
- A lidhet me kanalet tuaja të shpërndarjes (OTA) në mënyrë që disponueshmëria të mbetet e saktë kudo, jo vetëm brenda?
- A funksionon në të njëjtën platformë me restorantin dhe operacionet e tjera të pronës, apo recepsioni është edhe një sistem tjetër i shkëputur?
Ku përshtatet Hotelix
Moduli i hotelit i Hotelix menaxhon llojet e dhomave, tarifat dhe inventarin si të dhëna të strukturuara që përditësohen në kohë reale, gjurmon turnet e recepsionistëve si një regjistrim të llogaridhënshëm, bashkangjit pagesat dhe faturat direkt te çdo rezervim, dhe prodhon një raport ditor të ndërtuar që një GM ta lexojë realisht — mbi të njëjtën platformë me modulet e restorantit dhe plazhit/pishinës, jo si një mjet recepsioni i shkëputur. Nëse po vlerësoni çfarë duhet të zgjidhë realisht një software recepsioni për një hotel të pavarur, na kontaktoni për të parë se çfarë do të thotë kjo për pronën tuaj.